Datenschutz

• Anwendungsbereich
• Verantwortlichkeit und Ansprechpartner
• Konzerndatenschutzbeauftragter
• Welche Daten verarbeiten wir bei Ihrer Nutzung unserer Internetangebote?
• Welche Daten verarbeiten wir von Mieterinteressenten?
• Durchführung des Mietvertrags Verarbeitung personenbezogener Daten bei Bestandsmietern
• Informations-E-Mail über Immobilienangebote und weitere Services
• Vermittlung und Kauf von Immobilien: Datenverarbeitung von Kaufinteressenten
• Anbieten einer Immobilie
• Immobilienbewertung
• Mahnwesen, Rechtsberatung sowie Durchsetzung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Compliance-Prüfungen und -Maßnahmen und interne Revision
• Gewinnspiele und Kundenbefragungen
• Portfoliosteuerung
• Welche Daten verarbeiten wir im Rahmen von Stellenbewerbungen?
• Welche Daten verarbeiten wir aus sonstigen Anlässen?
• Welche Daten verarbeiten wir von Mitarbeitenden?
• Werden automatisierte Entscheidungen getroffen?
• Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten
• Datenverarbeitung durch externe Dienstleister – Auftragsverarbeitung
• Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte
• Berechtigte Interessen und Widerspruch
• Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung
• Änderungen dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation informiert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Sie“, „Ihre, „Interessenten/innen“, „Mieter/innen“, „Untermieter/innen“ oder „Käufer/innen“) bei Besuch und Nutzung dieser Webseite, bei Anbahnung und Abschluss eines Vertrags mit uns, bei Bezug unserer Services und im Rahmen von Marketingmaßnahmen durch die Deutsche Wohnen SE und die mit ihr verbundenen Unternehmen, insbesondere die Vonovia Gruppe (www.vonovia.com) nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“).

Diese Datenschutzinformation gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Besucher unserer Webseite, Interessent, Mieter, Untermieter, Käufer oder Sie mit uns in einer sonstigen Verbindung stehen/werden sowie im Rahmen unserer Marketingmaßnahmen. Sofern Sie als juristische Person in diesem Sinne agieren, finden diese Datenschutzinformationen nur eingeschränkt Anwendung (die DSGVO betrifft nur Daten von natürlichen Personen). Unter Umständen sollten Sie dann Ihre Mitarbeiter entsprechend informieren.

Sie können diese Datenschutzinformation von jeder Webseite der Deutsche Wohnen Gruppe jederzeit kostenlos abrufen, speichern und ausdrucken. Andere Webseiten (z. B. von der PFLEGEN & WOHNEN HAMBURG GmbH) werden von dieser Datenschutzinformation nicht erfasst und stellen ihre eigenen spezifischen Datenschutzinformationen zur Verfügung.

Die Deutsche Wohnen Gruppe ist Teil der Vonovia Gruppe und bildet in den nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen eine gemeinsame Verantwortlichkeit, mit der Vonvoia Gruppe die Mittel und die Zwecke der Verarbeitungen maßgeblich vorgibt. Das Dach der Deutsche Wohnen Gruppe bildet die Deutsche Wohnen SE („DWSE“), die in ihrer Struktur einer klassischen Holding entspricht. Darunter agieren die operativen Gesellschaften und stellen als Mittelbau die Wertschöpfungsebene dar. Hierzu gehören Deutsche Wohnen Technology GmbH („DWT“), die z. B. die technologische Infrastruktur in den Beständen oder Unternehmensbeteiligungen betreut, Deutsche Wohnen Management GmbH („DWM“), die z. B. das Mietenmanagement, Forderungsmanagement sowie den Zentralen Kundenservice betreut, Deutsche Wohnen Immobilien Management GmbH („DWI“) und Deutsche Wohnen Kundenservice GmbH („DWKS“), die z. B. die Kundenbetreuung, Neuvermietung oder Durchführung des Mietvertrages betreut. Die Deutsche Wohnen Corporate Real Estate GmbH („DWC“) betreut unter anderem die An- und Verkaufsaktivitäten. Bestandssanierungen, Neubauvorhaben und Ähnliches werden von Deutsche Wohnen Construction and Facilities GmbH („DWCF“) betreut. Die FACILITA Berlin GmbH („FACILITA“) erbringt Hausmeistertätigkeiten. Das Fundament der Gruppe bilden schließlich die Asset-Gesellschaften, in denen das Eigentum, d. h. die Immobilien des Konzerns, zusammengefasst sind. (Ihre Asset Gesellschaft entnehmen Sie bitte Ihrem Mietvertrag). Alle vorstehenden Gesellschaften der Deutsche Wohnen Gruppe sind geschäftsansässig in der Mecklenburgische Straße 57, 14197 Berlin. Die jeweils verantwortliche Gesellschaft entnehmen Sie bitte der jeweiligen Verarbeitung. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auf dem Postweg oder per E-Mail datenschutz(at)deuwo.com an uns wenden.

Die Vonovia Kundenservice GmbH (Frohnhauser Str. 42, 45127 Essen) ist zentrale Anlaufstelle für Ihre Anfragen. Betroffene können sich frei entscheiden, an welchen von mehreren gemeinsamen Verantwortlichen sie ihre Anfragen richten. Die Vonovia Kundenservice GmbH, die Vonovia SE (Universitätsstraße 133, 44803 Bochum) und die in Ihrem Mietvertrag genannte Objektgesellschaft erreichen Sie auch unter folgenden Kontaktdaten:

per Telefon an: +49 234 414700-000
per Kontaktformular: kontakt.deutsche-wohnen.com

Bitte richten Sie Ihre Fragen rund um den Datenschutz an

Dr. Stefan Drewes
c/o Vonovia SE
Universitätsstraße 133
44803 Bochum

E-Mail: datenschutz(at)vonovia.de

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme ohne eine nähere Beschreibung des Sachverhaltes.

Angebot von Webseiten

Zum Zweck des Angebots von Webseiten, ihrer optimierten Darstellung auf verschiedenen Endgeräten und der Kommunikation mit Nutzern verarbeitet DWSE in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE die dem Webseitennutzer zugewiesene IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Anfrage, die Zeitzone, die konkret aufgerufene Seite oder Datei, den http-Statuscode und die übertragene Datenmenge, die Webseite, von der die Anfrage kam, Browserinformationen, das Betriebssystem und Einstellungen des verwendeten Endgerätes. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit ist das Angebot einer sicheren und benutzerfreundlichen Webseite. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert.

Consent Management

DWSE nutzt in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE den Webservice des Unternehmens Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen (nachfolgend: cookiebot.com), um die volle Funktionalität unserer Webseite zu gewährleisten zu können. In diesem Zusammenhang wird Ihr Browser ggf. personenbezogene Daten an cookiebot.com übermitteln. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion der Internetseite und der Umsetzung und Dokumentation der von Ihnen getroffenen Auswahl von Einwilligungen in verwendete Cookies. Die Löschung der Daten erfolgt, sobald der Zweck ihrer Erhebung erfüllt wurde. Weitere Informationen zum Handling der übertragenen Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von cookiebot.com: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/. Sie können die Erfassung sowie die Verarbeitung Ihrer Daten durch cookiebot.com verhindern, indem Sie die Ausführung von Script-Code in Ihrem Browser deaktivieren oder einen Script-Blocker in Ihrem Browser installieren (diesen finden Sie z. B. unter www.noscript.net oder www.ghostery.com).

Kontakt per E-Mail oder Kontaktformular

Zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage per E-Mail oder Kontaktformular verarbeitet DWSE, Vonovia SE die operativ tätige Gesellschaft sowie die betroffene Asset Gesellschaft (Ihre Asset Gesellschaft entnehmen Sie bitte Ihrem Mietvertrag) Konzernunternehmen in gemeinsamer Verantwortung Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und die Schilderung Ihres Anliegens bzw. Dateianlagen, die personenbezogene Daten enthalten, sowie darüber hinaus Datum, die Zeit und technische Einzelheiten zur Übermittlung Ihrer E-Mail oder Anfrage über das Kontaktformular. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und / oder aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihre Anfrage zu beantworten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Sofern Ihre E-Mail oder Ihre Anfrage über das Kontaktformular zum Zweck der Beantwortung auch an konzernzugehörige Unternehmen, wie oben beschrieben, weitergeleitet wird, um den richtigen Ansprechpartner für Ihr Anliegen mit der Beantwortung zu beauftragen. Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben. Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation über E-Mail risikobehaftet ist. Wir bieten den Empfang und den Versand mittels einer Transportverschlüsselung an, Ihr Provider muss dabei ebenfalls den transportverschlüsselten Versand und Empfang unterstützen. Hierbei sind die Daten nur auf dem Transportweg geschützt. Wenn Sie ein höheres Maß an Vertraulichkeit wünschen, so kontaktieren Sie uns bitte auf dem Postweg. Für allgemeine Angaben zur Dauer der Verarbeitung lesen Sie bitte den Abschnitt „Wie lange verarbeiten wir Ihre Daten?“

Google Maps

Auf unserer Webseite verwendet DWSE in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE den Dienst Google Maps von Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“). Google Maps ist ein Webdienst zur Darstellung von interaktiven (Land-)Karten, um geographische Informationen visuell darzustellen. Über die Nutzung dieses Dienstes werden Ihnen verschiedene Standorte angezeigt und eine etwaige Anfahrt erleichtert.

Bereits beim Aufrufen derjenigen Unterseiten, in die die Karte von Google Maps eingebunden ist, werden Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite (wie z. B. Ihre IP-Adresse) an Server von Google übertragen und dort gespeichert, hierbei kann es auch zu einer Übermittlung an die Server der Google LLC. in den USA kommen. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind oder ob ein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. Google speichert Ihre Daten (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) als Nutzungsprofile und wertet diese aus.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO. Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Um Ihren Widerruf auszuüben, deaktivieren Sie diesen Dienst im auf der Webseite bereitgestellten Consent Manager.

Die von Ihnen durch Google verarbeiteten Daten sind durch uns 12 Monate einsehbar.

Soweit personenbezogene Daten auf Server von Google in die USA übertragen und dort gespeichert und weiterverarbeitet werden, haben wir mit Google die von der EU-Kommission verabschiedeten Standarddatenschutzklauseln abgeschlossen, die im Einzelfall eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erlauben.

Die Nutzungsbedingungen von Google können Sie unter https://www.google.de/intl/de/policies/terms/regional.html einsehen, die zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter https://www.google.com/intl/de_US/help/terms_maps.html.

Ausführliche Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Verwendung von Google Maps finden Sie auf der Internetseite von Google („Google Privacy Policy“): https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

YouTube

Zum Zweck der Anzeige von Videos nutzt DWSE in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE auf ihren Webseiten den Dienst „YouTube“, um Videos in die Seite abrufbar zu halten, die auf YouTube gespeichert sind. Wenn Sie YouTube nutzen, erhält YouTube, betrieben von Google Ireland Limited Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland, Informationen darüber, dass Sie gerade unsere Webseite nutzen. Dabei werden IP-Adresse, Browserinformationen, das Betriebssystem und Einstellungen des verwendeten Endgerätes, die URL der aktuellen Webseite, zuvor besuchte Webseiten, wenn Sie einem Link gefolgt sind, sowie Informationen zu den gesehenen Videos an YouTube übermittelt. Wenn Sie sich in Ihr YouTube-Konto eingeloggt haben, werden Ihre Daten Ihrem YouTube-Profil zugeordnet. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten Ihrem Profil zugeordnet werden, sollten Sie sich aus Ihrem YouTube-Konto ausloggen, bevor Sie ein YouTube-Video aktivieren. YouTube erstellt aus Ihren Daten Nutzerprofile und verwendet Ihre personenbezogenen Daten für Werbung, Marktforschung bzw. die bedarfsbasierte Gestaltung seiner Webseite. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse an der Auswertung solcher Daten, auch von Nutzern, die nicht in ein YouTube-Konto eingeloggt waren, besteht in der bedarfsbasierten Werbung sowie dem Interesse, andere YouTube-Nutzer über Ihre Aktivitäten auf der Webseite zu informieren. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind, sowie Mitarbeitende von Google LLC und Alphabet Inc. Im Rahmen der Verarbeitung können Daten in die USA übermittelt werden. Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung von YouTube unter https://policies.google.com/privacy, Opt-out: https://adssettings.google.com/authenticated.

Einsatz des Webanalysetools von Econda

Auf dieser Webseite setzt DWSE in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE den Webanalysedienst der Econda GmbH ein. Dieses Tool verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Auf dieser Webseite haben wir die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse gekürzt und anonymisiert. In unserem Auftrag wird unser Dienstleister Informationen über Ihre letzten Besuche auf unserer Webseite, bzw. wie Sie sich innerhalb unserer Webseite bewegen, erfassen und wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, sowie um in unserem Auftrag Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen.

Wir nutzen den Webanalysedienst, um die Nutzung unserer Webseite analysieren und so besser zu verstehen, wie Besucher unsere Webseite nutzen, so dass wir diese noch intuitiver gestalten können. Wir speichern und verarbeiten die erhobenen Daten für einen Zeitraum von 24 Monaten. Rechtsgrundlage für die Speicherung des Cookies und die weitere Auswertung der erhobenen Daten ist die erteilte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in unseren Cookie-Einstellungen widerrufen.

Die Vonovia Kundenservice GmbH, die Vonovia SE, die DWI, die DWKS sowie die vermietende Gesellschaft, verarbeiten als sog. gemeinsame verantwortliche Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die für die nachfolgenden Zwecke notwendig sind:

Vereinbarung von Besichtigungsterminen

Wenn Sie sich für unsere Objekte interessieren, können Sie mit uns Besichtigungstermine vereinbaren. Hierzu können Sie telefonisch, schriftlich per Kontaktformular oder per Post, auf unserer Web-seite oder über unsere App mithilfe der Immobiliensuche Kontakt aufnehmen und eine Besichtigungsanfrage stellen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um mit Ihnen einen Besichtigungstermin zu vereinbaren, diesen vorzubereiten und durchzuführen auf Grund-lage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Von Bestandsmietern geworbene Interessenten

Kündigt ein Bestandsmieter seinen Mietvertrag mit uns, hat dieser gegebenenfalls die Möglichkeit, Sie für das Objekt als potentieller zukünftiger Mieter zu werben. Sofern es zwischen Ihnen und uns zum Abschluss eines Mietervertrags kommt, erhält der werbende Bestandsmieter, unter Erfüllung bestimmter Voraussetzungen, von uns eine Prämie. Hierzu können Sie zusammen mit dem Bestandsmieter ein Formular („Mieter werben Mieter“) ausfüllen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als Interessent für Zwecke der Anbahnung eines Mietvertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Personenbezogene Daten werbender Bestandsmieter verarbeiten wir in diesem Zusammenhang aufgrund unseres berechtigten Interesses, Marketingmaßnahmen durchzuführen und geeignete Nachmieter für unsere Objekte zu finden, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wohnungen mit Belegungsrecht

Sogenannte Belegungsberechtigte (derjenige, der bei der Finanzierung eines Gebäudes einen wesentlichen Anteil an Finanzierungsmitteln geleistet hat) können potentielle Mieter (Zugewiesene) für Immobilien mit Belegungsrecht vorschlagen bzw. benennen. Anschließend werden Besichtigungen mit diesen und allen anderen Mietinteressenten durchgeführt. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung und gegebenenfalls für den Abschluss Ihres Mietvertrags mit uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Dem Belegungsberechtigten wird im Rahmen der Neuvermietung sowie Kündigung der Vor- und Nachnamen des aktuellen Mieters bzw. neuen Mieters sowie die Anschrift des betreffenden Gebäudes mitgeteilt. Dies gilt sowohl für Mieter, die von dem Belegungsberechtigten zugewiesen bzw. benannt wurden, als auch für alle anderen Mieter einer freigestellten Beleger-Wohnung („Fremdmieter"). Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des Bestehens eines berechtigten Interesses von Vonovia, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Wohnungen aus dem Bundeseisenbahnvermögen

Aus dem Bundeseisenbahnvermögen (BEV) wurden Wohnungsbestände erworben, die vorrangig der Wohnungsfürsorge für Beamte der früheren Bundesbahn dienen. Die Einhaltung der Vorgaben bei Belegung dieser Bestände muss gegenüber dem Aufsichtsgremium sowie unabhängigen Sachverständigen nachgewiesen werden. Das Gremium besteht aus Vertretern des BEV, der Vonovia und der DB-AG. Dem Aufsichtsgremium werden im Rahmen der Berichterstattung der Vor- und Nachnamen des aktuellen Mieters und bei Mietwechseln des vorhergehenden Mieters sowie die Anschrift des betreffenden Gebäudes, sowie ob eine Berechtigung zur Wohnungsfürsorge vorliegt, mitgeteilt. Dies gilt für Mieter mit und ohne eine Berechtigung zur Wohnungsfürsorge. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses des BEV im Rahmen der Wohnungsfürsorge, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Reservierung eines Objektes und Abschluss des Mietvertrags

Wenn Ihnen bei einem Besichtigungstermin eine unserer Immobilien zusagt, können Sie diese reservieren. Hierzu erstellen wir ein Reservierungsprotokoll und bitten Sie alle für den Abschluss des Mietvertrags mit uns erforderlichen Unterlagen einzureichen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen das Objekt zu reservieren und um den Mietvertrag mit Ihnen vorzubereiten und bei uns anzulegen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Wenn Sie Ihr Reservierungsprotokoll unterzeichnet haben, führen wir für Sie und ggfs. für die Erfüllung der Mietzahlungen in Betracht kommender Bürgen eine Bonitätsprüfung durch. Die Bonitätsprüfung erfolgt über einen Bonitätsdienstleister (etwa infoscore Consumer Data GmbH oder Creditreform e.V.). Die Beurteilung Ihrer Bonität erfolgt auf Basis von mathematisch-statistischen Verfahren, sog. Scoring. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten, die für die Bonitätsprüfung erforderlich sind, an den Bonitätsdienstleister übermittelt. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Bonitätsprüfung, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden. Auf Basis der übermittelten personenbezogenen Daten, einschließlich der Anschriftendaten, wird eine statistische Wahrscheinlichkeit für einen Kreditausfall und damit Ihre Zahlungsfähigkeit berechnet. Der Bonitätsdienstleister übermittelt an uns anschließend Ihren Score-Wert. Zudem nutzen wir im Rahmen der Bonitätsprüfung unter Umständen auch Dienstleistungen von Adressermittlungsunternehmen, um Ihre angegebene Anschrift zu prüfen. Diese personenbezogenen Daten werden zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses, einen Zahlungsausfall Ihrerseits zu vermeiden, (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DGSVO) verarbeitet. Neben der Bonitätsprüfung ermitteln wir auf Basis Ihrer Angaben aus dem Reservierungsantrag einen Wahrscheinlichkeitswert, um zu ermitteln, wie gut die Wohnung zu Ihnen aufgrund Ihrer Angaben passt. Für die Berechnung dieses Wahrscheinlichkeitswerts haben wir aufgrund unserer Erfahrung in der Vermietung von Wohnungen die nachweisbar relevanten Daten unter Nutzung eines wissenschaftlich anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrens genutzt, um eine entsprechende Formel für die Berechnung dieses Wahrscheinlichkeitswertes zu erstellen.

Sofern die Bonitätsprüfung positiv ausfällt und die Wohnung zu Ihnen passt, können wir Ihnen das reservierte Objekt anbieten. Fällt die Bonitätsprüfung negativ aus oder gibt es aufgrund unserer internen Prüfung Unstimmigkeiten, ob die Wohnung zu Ihnen passt, prüfen wir manuell, ob Ihnen das reservierte Objekt angeboten werden kann. Zudem nehmen wir bei Ihnen Rücksprache, um etwaige offene Punkte mit Ihnen zu klären. Sofern das reservierte Objekt nach Abwägung aller Belange nicht passend ist, besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit, sich für andere Objekte der Vonovia zu bewerben. Diese Datenverarbeitungen erfolgen auf Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DGSVO.

Wir verarbeiten ferner die Identitäts- und Bonitätsdaten von in Betracht kommender Bürgen, für die Prüfung des Vertragsabschlusses mit dem Interessenten zur Anbahnung und Durchführung eines Vertrags mit uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses, einen Zahlungsausfall des Mieters zu vermeiden, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DGSVO. Nach der Prüfung werden Einkommensnachweise und vorgelegte Identitätsnachweise datenschutzkonform gelöscht. Nur bei Abschluss eines Mietvertrages werden die Daten von Bürgen in unserem System als Geschäftspartner gespeichert. Wir speichern dazu Namen und Adresse sowie den Bezug auf den Mietvertrag und ggfs. die mit Ihnen geführte Korrespondenz.

Die Vonovia Kundenservice GmbH, die Vonovia SE, die DWI, die DWKS, die DWM, die DW SE sowie die vermietende Gesellschaft, verarbeiten als sog. gemeinsame verantwortliche Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die für die nachfolgenden Zwecke notwendig sind:

Vertragsdurchführung, Belegeinsicht und Quartiersentwicklung

Mit Gegenzeichnung Ihres Mietvertrags durch uns sind Sie Bestandsmieter. Ihr Mietvertrag nebst Anlagen ist bei uns angelegt. Die Verarbeitung der auf Ihrer Wohnung, den Kellerräumen dem Klingelschild oder Briefkasten des Hauseingangs angegebenen Namen oder Kennzeichen erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO zur Ermöglichung der Kontaktaufnahme mit Ihnen und den Bewohnern Ihrer Wohnung sowie der Zuordnung der Räumlichkeiten zu Ihrer Person. Im Rahmen der Durchführung Ihres Mietvertrags (etwa bei Zahlung Ihrer Miete und mietvertraglicher Nebenkosten) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung und Abwicklung Ihres Mietvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht und kann in dem Zusammenhang auch die Einsichtnahme in die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer der betreffenden Abrechnungseinheit beanspruchen. Daher können in der App die Rechnungen, die als Grundlage für die jeweilige Nebenkostenabrechnung dienen, eingesehen werden. Zugriff auf diese Belege und damit die darin enthaltenen personenbezogenen Daten haben immer nur die Mieter, die gemeinsam an den jeweiligen Kosten beteiligt werden. Hier können die Namen der Mieter der betreffenden Abrechnungseinheit sowie die jeweiligen Verbrauchsdaten enthalten sein.

Zwölf Monate nach Beginn des Mietvertrages (Einzug) ermitteln wir verschiedene Daten zum bisherigen Ablauf des Mietverhältnisses (Einzugsdatum, Zahlungsverhalten, ggf. Kündigungsdatum, ggf. Auszugsdatum) und führen sie zunächst in pseudonymisierter Form mit dem vor Abschluss des Mietvertrages ermittelten Wahrscheinlichkeitswert zusammen. Im Anschluss werden diese Daten dann anonymisiert. Auf Basis dieser anonymisierten Daten werden wir die Formel zur Berechnung des Wahrscheinlichkeitswertes, die wir im Reservierungsverfahren einsetzen, überprüfen und – sofern erforderlich – anpassen bzw. fortentwickeln. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Weiterhin werden Daten zum Mietvertrag (Wohnfläche, Lage, Familienstand, Höhe Mietzahlung und vergleichbar) für das gesamte Gebäude zusammengefasst (aggregiert) und nachfolgend anonymisiert ausgewertet. Zu diesen aggregierten Daten werden weitere Kennzahlen / Schätzwerte hinzugespeichert, so dass anonymisierte Kennziffern auf Ebene eines Quartiers vorliegen. Mit Hilfe dieser anonymisierten Kennziffern soll die Fortentwicklung des Quartiers geplant werden. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO), um geeignete Kennzahlen für die Fortentwicklung des Quartiers zu erlangen.

SEPA-Lastschriftmandat

Zur Abrechnung Ihrer Miete und Ihrer mietvertraglichen Nebenkosten (etwa Heizkosten) können Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat (Single Euro Payment Area) erteilen und uns zum Einzug dieser Zahlungen ermächtigen. Diese Ermächtigung können Sie uns auch über die App unter „Verträge / Mein Mietvertrag / Meine Zahlungsart“ durch entsprechende Einstellungen erteilen. Im Zusammenhang mit der Heizkostenabrechnung erstellen wir zudem eine Verbrauchsanalyse. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um den Mietvertrag mit Ihnen durchzuführen und die in diesem Zusammenhang entstehenden Zahlungsverpflichtungen mit Ihnen abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Mieten- und Härtefallmanagement

Wir sind gesetzlich verpflichtetet, eine Mietpreisüberprüfung durchzuführen. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Mieter. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für die Überprüfung, ob die Miete gesetzeskonform erhoben und die jeweilige Immobilie in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben belegt ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Wenn Sie einen Härtefall bei Vonovia anmelden, benötigen wir von Ihnen personenbezogene Daten. Dies können unter anderem Einkommensnachweise, Rentenbescheide, Steuerbescheide, Nachweise Ihres Arbeitsamts beziehungsweise Ihres Sozialamts sein. Diese personenbezogenen Daten werden nach Beendigung Ihres Mietvertrags gelöscht. Darüber hinaus kann es erforderlich sein, besondere Kategorien personenbezogener Daten bei Ihnen abzufragen, wie zum Beispiel ein ärztliches Attest oder Verdienstausfallbescheinigungen. Diese besonderen personenbezogenen Daten werden drei Monate nach postalischem Eingang gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt zur Bewertung Ihres Härtefallantrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und, soweit besondere Kategorien von Daten verarbeitet werden, auf der Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Regelungen für mietrechtliche Härtegründe.

Wohnungsgeberbescheinigung und Wohnberechtigungsschein

Wenn Sie mit uns einen Mietvertrag abschließen und Ihre Wohnung anschließend beziehen, sind wir gesetzlich verpflichtet (etwa § 19 Bundesmeldegesetz) Ihren Einzug gegenüber der Meldebehörde zu bestätigen. Hierzu stellen wir Ihnen eine Wohnungsgeberbescheinigung zur Vorlage bei der Meldebehörde aus. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten

Einige unserer Wohnungen werden mit öffentlichen Mitteln finanziert. Wenn Sie eine dieser Wohnungen mieten möchten, müssen Sie Ihre Berechtigung über einen Wohnberechtigungsschein nachweisen. Sofern Sie einen Wohnberechtigungsschein beim zuständigen Wohnungsamt beantragen und erhalten, wird dieser an uns weitergeleitet. Anschließend füllen wir diesen aus, zeichnen ihn gegen und übermitteln ihn wieder an das jeweils zuständige Wohnungsamt (§ 4 Abs. 6 Wohnungsbindungsgesetz).

Hierbei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO

Öffentlich geförderter Wohnraum

Bei öffentlich gefördertem Wohnraum kann es sein, dass der Fördergeber personenbezogene Daten bei uns anfragt. Bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage erfolgt zu den gesetzlich geregelten Zwecken eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an den Fördergeber.

Reparatur- und Schadensmeldungen

1. Als Bestandsmieter können Sie über die App, per Kontaktformular, schriftlich per Post, per Fax oder über unsere Servicenummer (Tel.: 0234414 700-000) Reparaturen melden. Bei Schäden am Mietobjekt nehmen wir den Fall auf, um entsprechende Reparaturmaßnahmen durchzuführen und den Vorfall unseren Versicherungen zu melden.

2. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Mietvertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, aufgrund unserer rechtlichen Verpflichtung, das Mietobjekt instand zu halten (§ 535 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Immobilienobjekte instand zu halten und zu modernisieren sowie Schadensfälle über unsere Versicherungen abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Schadensabwicklung bei Vermietung mit Versicherungen

Im Fall eines Schadens, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Abwicklung und Verwaltung der Versicherungen (etwa Gebäudeversicherung, Sachversicherung). Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Durchführung des Mietvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, rechtliche Ansprüche geltend zu machen und / oder durchzusetzen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Im Fall eines Schadens, der über unsere Haftpflichtversicherung abgewickelt wird, übermitteln wir Ihre Daten an die zuständige Versicherungsgesellschaft. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um den Mietvertrag mit Ihnen durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und/oder aufgrund unseres berechtigten Interesses, rechtliche Ansprüche geltend zu machen und / oder durchzusetzen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO DSGVO. Ihre personenbezogenen Daten bezüglich Ihrer Schadensmeldung werden bei uns gelöscht, sobald der Schadensfall abgewickelt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr entgegenstehen.

Modernisierung auf Mieterwunsch

Wenn Sie einen Modernisierungswunsch haben, können sie auf die Vonovia zukommen und erhalten von uns gegebenenfalls ein Angebot. Bei Ihrer Kontaktaufnahme, Erstellung eines Angebots und Ausführung der Modernisierung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mietvertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unseren Mietern Modernisierungen auf Wunsch anbieten zu können, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Beantragung von Baukostenzuschüssen bei der Pflegekasse

Für bestimmte Baumaßnahmen an / in Ihrer Immobilie können Sie Baukostenzuschüsse bei Ihrer Pflegekasse beantragen. Wenn Sie uns über eine Abtretungserklärung hierzu berechtigen, beantragen wir bei Durchführung der Baumaßnahmen den Zuschuss an Ihrer Stelle bei Ihrer Pflegekasse. Diese überweist den Zuschuss anschließend direkt an uns. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Abtretungserklärung, mit der Sie uns dazu berechtigten, den Zuschuss bei der Pflegekasse zu beantragen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Antrag auf Untervermietung

Wenn Sie als Mieter Ihre Immobilie untervermieten möchten, können Sie einen entsprechenden Antrag bei uns stellen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten sowie die personenbezogenen Daten des (zukünftigen) Untermieters auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, um Ihren Antrag zu bearbeiten und aufgrund unseres berechtigten Interesses, im Rahmen unserer Zustimmung zur Untervermietung eine Identifizierung des potentiellen Untermieters vornehmen zu können, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

In Einzelfällen (etwa bei einem Wasserschaden oder zur Durchführung von Reparaturen), kann es notwendig sein, dass wir und etwa von uns beauftragte Handwerker Zugang zur Immobilie erhalten. Hierzu nehmen wir gegebenenfalls Kontakt mit Ihnen auf und bitten Sie, uns die Kontaktdaten Ihres Untermieters zu übermitteln. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und die Daten Ihres Untermieters, um unsere Pflichten aus dem Mietverhältnis zu erfüllen und die Wohnung instand zu halten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Soweit Sie personenbezogene Daten Ihres (zukünftigen) Untermieters angeben, stellen Sie sicher, dass der Untermieter durch Sie ausreichend über die Verarbeitung seiner Daten durch die Vonovia informiert wurde und Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind.

Im Übrigen gelten die Bestimmungen dieser Datenschutzinformation für Untermieter entsprechend, sofern und soweit sie sich auf Mieter beziehen.

Abmahnung und Kündigung Ihres Mietvertrags

Wenn Sie Ihren Pflichten aus dem Mietvertrag nicht oder nicht ausreichend nachkommen (etwa bei Mietzinsrückständen), behalten wir uns vor, Maßnahmen gegen Sie einzuleiten (etwa Abmahnung oder Kündigung des mit Ihnen geschlossenen Mietvertrags). Gegebenenfalls verarbeiten wir dabei auch Daten, die nicht bei Ihnen direkt erhoben wurden (etwa Angaben, die Sie selbst bei Abschluss Ihres Mietvertrags gemacht haben), sondern auch Daten aus anderen Quellen. Das kann dann der Fall sein, wenn wir z.B. von anderen Mietern Beschwerden erhalten, aufgrund derer wir sie abmahnen oder Ihren Mietvertrag kündigen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung und gegebenenfalls Abwicklung Ihres Mietvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Forderungsverkauf

Unter Umständen veräußern wir unsere offenen Forderungen an Factoring-Unternehmen, die anschließend die Forderung in eigenem Namen einziehen. Im Rahmen des Verkaufs und dessen Vorbereitung erhalten die Inkassounternehmen Zugriff auf Daten, die in Zusammenhang mit den offenen Forderungen stehen. Diese enthalten auch personenbezogene Daten. Wenn eine offene Forderung, deren Schuldner Sie sind, verkauft wird, informieren wir Sie hierüber und über den Empfänger, d.h. den neuen Forderungsinhaber. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vertragserfüllung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Unternehmenstransaktionen

Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion wird eine Risikoprüfung (Due-Dilligence) bei dem zu verkaufenden Unternehmen der Vonovia Immobiliengruppe durchgeführt. Dabei werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. Die Verarbeitung der Daten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, das zu verkaufende Unternehmen für den Verkauf mithilfe einer Risikoeinschätzung prüfen zu lassen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Selbstbesichtigungen

Bei Kündigung Ihres Mietvertrags können Sie uns im Abnahmeprotokoll Ihre Einwilligung erteilen, dass wir Ihre Kontaktdaten für Besichtigungszwecke an mögliche Interessenten weitergeben dürfen. Diese können sich dann direkt mit Ihnen in Verbindung setzen und Besichtigungstermine vereinbaren.

Der Mietinteressent verpflichtet sich, Ihre Kontaktdaten vertraulich zu behandeln und ausschließlich für Besichtigungen von Immobilien der Vonovia Immobiliengruppe sowie für die in diesem Zusammenhang erforderliche Kommunikation zu nutzen. Es ist dem Mietinteressenten untersagt, Ihre Kontaktdaten für andere Zwecke zu verwenden. Dies gilt insbesondere für den Versand von Werbung, die Aufnahme der Kontaktdaten in Adresslisten oder die Übermittlung und den Verkauf der Kontaktdaten an Dritte.

Posteinwurf nach Verzug des Mieters

Stellt der Mieter bei Auszug keinen oder erst verspätet einen Nachsendeauftrag, wird oftmals noch Post des ehemaligen Mieters im Briefkasten aufgefunden. Nach Auszug entfernen wir daher umgehend das Namensschild vom Briefkasten. Sollte dennoch Post in den Briefkasten des ehemaligen Mieters eingeworfen werden, werden wir diese vernichten.

Rauchwarnmelder und elektronische Verbrauchsmessung

Zum Zweck des Brandschutzes und der elektronischen Verbrauchsmessung mittels drahtloser Datenübertragung verarbeiten die VONOVIA Mess Service GmbH, DWI, DWM, sowie die im Mietvertrag genannte Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE die Informationen zum Funktionszustand der Geräte und den Verbräuchen (Wasser, Heizung). Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO (Mietvertrag) sowie Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflichten), insbesondere die Verpflichtung der Landesbauordnungen hinsichtlich der Nutzung des Einbaus und Betriebs von Rauchwarnmeldern sowie der energierechtlichen Vorschriften zur Verwendung von drahtlos auslesbaren Verbrauchsmessgeräten. Zugriff auf diese Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Digitale Heizungssteuerung

Zum Zweck der Steuerung der Heizungen / Heizkörper in Ihrer Wohnung (bei Vorhandensein einer digitalen Heizungssteuerung), verarbeiten die DWT, die IOLITE IQ GmbH sowie die im Mietvertrag genannte Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und der Vonovia Kundenservice GmbH die Daten (Gerätedaten, Wohnungsnummer und die Gerätenummer sowie die Heizeinstellungen). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO unser berechtigtes Interesse am Angebot von modernen und energieeffizienten Techniken zur Heizungssteuerung. Zugriff auf die Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Bei Ihrem Auszug werden alle gespeicherten Gerätedaten der digitalen Heizungssteuerung automatisch gelöscht. Alternativ können Sie die Daten zur digitalen Heizungssteuerung jederzeit selbst am Bedienelement löschen.

Koordination technischer Projekte und Baumaßnahmen

Zum Zweck der Koordination technischer Projekte verarbeiten die DWCF, DWM, DWI und DWKS, sowie die im Mietvertrag genannte Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Namen, Kontaktdaten, Angaben der mit der Durchführung der jeweiligen Maßnahme beauftragten Firmen und Angaben zu den Umbaumaßnahmen einschließlich von Angaben zu besonderen Anforderungen an die Wohnsituation, sofern für die Durchführung der Baumaßnahmen notwendig. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO. Soweit dies zur Durchführung der Maßnahmen erforderlich ist, können wir die benötigten Daten an einen Projektmanagementdienstleister sowie externe Mieterbetreuer übermitteln, sowie auch an Unterkunftsanbieter im Umsetzungsfall. Zugriff auf die Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Für allgemeine Angaben zur Dauer der Verarbeitung lesen Sie bitte den Abschnitt „Wie lange verarbeiten wir Ihre Daten?“. Hiervon abweichend werden die Daten, die im Rahmen der Koordination technischer Projekte verarbeitet werden, nach sechs Monaten gelöscht.

Kundenservice

Wenn Sie Fragen zur Vonovia, unseren Immobilien oder Services haben, Unterstützung bei der Immobiliensuche benötigen, Besichtigungstermine vereinbaren möchten oder als Mieter Fragen zu Ihrem Mietvertrag haben, können Sie sich an unseren Kundenservice wenden. Sie können Ihre Anfragen telefonisch, auf unserer Webseite, schriftlich oder über die App stellen. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten je nach Gegenstand Ihre Anfrage. Gegebenenfalls greifen wir dabei auch auf personenbezogene Daten zurück, die im Rahmen von anderen Datenverarbeitungen in unseren Systemen gespeichert worden sind (z.B. Daten, die Sie bei Vereinbarung eines Besichtigungstermins mit uns oder bei Abschluss eines Mietvertrags mit uns angegeben haben).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, je nach Anfrage, zum Zweck der Vertragsanbahnung, -durchführung oder gegebenenfalls -abwicklung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und / oder aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihre Anfrage zu beantworten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Sofern Sie uns im Rahmen Ihre Anfrage Gesundheitsdaten übermitteln, verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten nur und insoweit dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist und Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben.

Bei der Entgegennahme Ihres Anrufs setzen wir auch Dienstleister ein, mit denen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Da in diesem Zusammenhang nicht ausgeschlossen werden kann, dass es auch zu Datenverarbeitungen außerhalb der EU/ EWR kommt, haben wir mit diesem Dienstleister die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart und darauf geachtet, dass zusätzliche Maßnahmen für die Einhaltung dieser Vereinbarung getroffen werden.

Interessenten

Sofern Sie mit unseren Kundenservices telefonisch oder durch Übermittlung von Anfragen (ggf. über Drittanbieter-Portale) in Kontakt treten, bieten er Ihnen die Möglichkeit, sich für unseren Newsletter anzumelden. Mit Ihrer Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nutzt der Kundenservice Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihren Namen für die Zusendung von (sofern möglich) individualisierten Informationen über Wohnungsangebote, Immobilien, sowie über Produkte und Services (aus den Bereichen Internet/Telefon, Energieversorgung, Car Sharing, Pflegeservices, Mobilitätsangebote oder andere innovative Vonovia Services) der Vonovia SE, Vonovia Kundenservice GmbH, Vonovia Energie Service GmbH, Deutsche Multimedia Service GmbH, Living Innovations- und Beteiligungs GmbH (LIB), Deutsche Wohnen SE, Deutsche Wohnen Management GmbH, Deutsche Wohnen Immobilien Management GmbH, Deutsche Wohnen Kundenservice GmbH, SYNVIA media GmbH, SYNVIA energy GmbH, SYNVIA technology GmbH und die SYNVIA mobility GmbH.

Für eine weitere Personalisierung des Newsletters erfasst der Kundenservice mit Ihrer Einwilligung Ihre Angaben zum gewünschten Mietobjekt (Größe, Lage, Ausstattung, etc.), ob Sie den Newsletter geöffnet und welche Angebote Sie aus dem Newsletter aufgerufen haben. So kann der Kundenservice Ihre Interessen erfassen und zu Ihrer Person bzw. Ihrer E-Mail-Adresse speichern, um die Angebote – etwa die im Newsletter angezeigten Wohnungs- und Immobilienangebote – besser auf Ihre persönlichen Interessen auszurichten. Rechtsgrundlage für die oben genannten Datenverarbeitungen ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

Um sichergehen zu können, dass bei der Eingabe der E-Mail- Adresse keine Fehler unterlaufen sind, setzen wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren ein: Nachdem Sie uns Ihre E-Mail- Adresse mitgeteilt haben, übersenden wir Ihnen einen Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Bestätigungslink anklicken, wird Ihre E-Mail-Adresse in unseren Verteiler aufgenommen. Anschließend sendet der Kundenservice Ihnen noch eine kurze Bestätigung über die erfolgreiche Anmeldung zu.

Sie können Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters und in die Erstellung von personalisierten Nutzungsprofilen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z.B. indem Sie sich auf unserer Webseite aus dem Newsletter austragen. Den Link zur Abmeldeseite finden Sie am Ende eines jeden Newsletters.

Sofern Sie die Einwilligung widerrufen, werden wir die E-Mail-Adresse nicht mehr für die Zusendung des Newsletters verwenden und die für die Personalisierung erhobenen Daten löschen. Wir nutzen den Diensteanbieter Inxmail für den Versand des Newsletters. Diese Anbieterin hat ihren Sitz in Deutschland und speichert die für den Versand des Newsletters erhobenen Daten auf den Servern von Inxmail in Deutschland.

Bestandmieter

Nach Abschluss Ihres Mietvertrags mit uns werden wir Ihnen in Zukunft an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse Informations-E-Mails über ähnliche Immobilienobjekte und Services der Vonovia Immobiliengruppe und der Deutsche Wohnen Gruppe zusenden. Wir verarbeiten Ihre Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, für unsere Produkte und Services zu werben, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG.

Wir (Vonovia SE, DWC und die betroffene Asset Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortung, vermitteln auch Immobilien an Kaufinteressenten. Bei Interesse können Sie sich telefonisch oder per Kontaktformular an unseren Kundenservice wenden. Sie haben die Möglichkeit, ein konkretes Objekt anzufragen oder uns Ihr Interessenprofil für eine allgemeine Anfrage zu übermitteln. Für die Beantwortung Ihrer Anfrage und bei Vermittlung der Immobilien verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Sollten Sie sich für ein Objekt entscheiden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung und den Abschluss Ihres Kaufvertrags. Unterliegt das Objekt einer Verfügungsbeschränkung, werden zusätzlich die personenbezogenen Daten verarbeitet, die erforderlich sind, um Ihre Berechtigung zum Erwerb des Objekts zu überprüfen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Anbahnung und gegebenenfalls den Abschluss eines Kaufvertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses Ihre Anfragen zu beantworten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Im Zusammenhang mit dem Kauf einer Immobilie speichern wir Ihre personenbezogenen Daten. Diese unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und werden daher von uns über einen längeren Zeitraum gespeichert. So bestehen etwa Pflichten zur Aufbewahrung nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO). Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden wir diese Daten löschen, ohne dass Sie uns dazu auffordern, müssen. Bei Immobilienkäufen beträgt diese Frist 30 Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Immobilie in Ihren Besitz übergegangen ist. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit c) DSGVO.

Eingehende Immobilienangebote werden in einer Datenbank bei uns erfasst. Neben den Objektdaten verarbeiten wir (Vonovia SE, DWC in gemeinsamer Verantwortung) bei privaten Anbietern ggf. auch personenbezogene Daten wie Namen, Adresse und Kontaktdaten. Die Verarbeitung der Daten dient der Anbahnung, Abschluss und Abwicklung eines Ankaufvertrages sowie der Zurückverfolgung hinsichtlich des Erstnachweises / der Provisionsansprüche. Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Zum Zweck der Immobilienbewertung pseudonymisieren DWI und DWKS, sowie die in Ihrem Mietvertrag genannte Asset Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE die Mietvertragsdaten, um die Daten der DWC und der Vonovia SE zur Immobilienbewertung zugänglich zu machen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse für die Verarbeitung insoweit ist unser Recht zur Bewertung unseres Eigentums. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Bei offenen Forderungen uns gegenüber (etwa Zahlungsrückstände) verfolgen wir (Vonovia SE, DWSE, die jeweils operativ tätige Gesellschaft sowie die jeweilige Asset Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortung) diese im Forderungsmanagement, bewerten diese, nehmen telefonisch Kontakt mit Ihnen auf, um Ihnen einen entsprechenden Hinweis zu geben und gegebenenfalls schicken wir Ihnen eine Mahnung.

Sofern Sie z.B. Ihren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen (etwa Mietzinsrückstände trotz Mahnung oder unsachgemäßer Gebrauch der Mietsache) und im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit Ihnen, beauftragen wir für die Rechtsberatung sowie die Durchsetzung und / oder Verteidigung unserer Rechte externe Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen. Unter Umständen verarbeiten wir dabei auch personenbezogene Daten aus anderen öffentlichen Quellen (z.B. Auskunfteien).

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck, den Mietvertrag mit Ihnen durchzuführen und gegebenenfalls abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere rechtlichen Interessen wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Bei Pflichtverletzungen unserer Mitarbeiter sowie bei arbeitsbezogenen Strafverfahren gegen unsere Mitarbeiter beauftragen wir ebenfalls für die Rechtsberatung sowie die Durchsetzung und / oder Verteidigung unserer Rechte externe Rechtsanwälte. Bei Abwicklung dieser Fälle können unter Umständen auch Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere rechtlichen Interessen wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wir (Vonovia SE, DWSE, die jeweils operativ tätige Gesellschaft sowie die jeweilige Asset Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortung) dokumentieren Pflichtverletzungen innerhalb unserer Unternehmensgruppe, um die Sachverhalte aufzuklären, den konkreten Mitarbeiter auf die Pflichtverletzung hinzuweisen, ihn gegebenenfalls abzumahnen und / oder unter Umständen zu kündigen. Die Dokumentation der Pflichtverletzungen kann je nach Einzelfall der Pflichtverletzung unter Umständen auch Ihre personenbezogenen Daten enthalten.

Sofern ein Verdacht auf strafbares Verhalten des Mitarbeiters besteht, führen wir eine Sonderprüfung durch, um den Sachverhalt zu ermitteln, zu prüfen, ob eine Straftat begangen wurde und gegebenenfalls Beweise zu sichern. Dabei können unter Umständen auch Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Auch im Rahmen von Revisionsprüfungen bei der Vonovia SE können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, die vom Aufsichtsrat vorgegebenen Prüfungen durchzuführen, um die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, unsere rechtlichen Interessen zu wahren, durchzusetzen und / oder zu verteidigen und der Verhinderung von Betrugs- und Missbrauchsfällen im Unternehmen sowie die IT- und Netzwerksicherheit innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Zum Zweck des Betriebs eines Hinweisgebersystems für schwerwiegende Rechts- und Regelverstöße und zum Zwecke der Compliance und Revision verarbeiten alle operativen Gesellschaften, alle Asset Gesellschaften, (Mieter können diese Information ihrem Mietvertrag entnehmen) in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und der Vonovia SE Meldungen, die auch Einzelangaben über Personen enthalten können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs.1 S. lit. c) DS-GVO und § 91 Abs. 2 AktG, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der

• Durchführung unternehmensinterner Untersuchungen, um Sachverhalte im Zusammenhang mit Hinweisen auf schwerwiegende Rechts- und Regelverstöße aufzuklären,
• Erkennung und Verfolgung von Betrug, Missbrauch- und Korruption,
• Durchführung von unternehmensweiten Revisionsprüfungen,
• Überprüfung der Prozesse hinsichtlich ihrer Effizienz,
• Wahrung der Sicherheit der Unternehmenssysteme.

Vertrauensanwalt der DWSE und der mit ihrem verbundenen Unternehmen der Deutsche Wohnen Gruppe ist Dr. Rainer Frank von der Kanzlei FS-PP Berlin Part mbB. Der Vertrauensanwalt ist damit beauftragt, von Mitarbeitenden, Dienstleistern und Geschäftspartnern unter Wahrung der Anonymität Hinweise auf schwerwiegende Rechts- und Regelverstöße entgegenzunehmen. Die Kontaktdaten finden Sie unter https://fachanwaelte-strafrecht-potsdamer-platz.de/de/schwerpunkte/ombudsmann-vertrauensanwalt/ombudsmann-vertrauensanwalt-unternehmen-organisationen/deutsche-wohnen-se.

Zugriff auf die Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Die Vonovia Kundenservice GmbH, die Vonovia SE und die jeweilige Asset Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortung führen, regelmäßig Gewinnspiele durch, in deren Rahmen wir personenbezogene Daten (Namen, Vornamen, Kontakt- bzw. Adressdaten) zur Durchführung des Gewinnspiels und ggf. zur Kontaktaufnahme zum Gewinner gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erheben und speichern. Die Daten der Teilnehmer werden ausschließlich zur Durchführung des Gewinnspiels verarbeitet. Im Gewinnfall verarbeiten wir darüber hinaus die von dem Teilnehmer zur Verfügung gestellte Postadresse sowie ggf. die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zur Übermittlung des Gewinns und ggf. zur Kontaktaufnahme zum Gewinner. Nach endgültiger Abwicklung des Gewinnspiels werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Wir führen regelmäßig Kundenbefragungen durch, um die Zufriedenheit unserer Kunden zu messen und zu fördern. Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, schicken wir Ihnen eine Teilnahmeaufforderung per E-Mail oder an Ihre Mobiltelefonnummer zu (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO). Alternativ können wir Ihnen – sofern kein Widerspruch vorliegt – auch postalisch eine Aufforderung zur Teilnahme zusenden (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Vonovia hat die auf Umfragen in der Wohnungswirtschaft spezialisierte Firma AktivBo GmbH mit der Erhebung und Auswertung der Daten aus der Befragung beauftragt. Vonovia stellt hierzu der AktivBo vorab die Liste der für die Befragung ausgewählten Mieter und weitere verwaltungsorganisatorische Angaben zum Mietobjekt zur Verfügung. Bei diesen weiteren Daten handelt es sich etwa um das Baujahr des Mietobjektes oder das Jahr der letzten Modernisierung. AktivBo behandelt die Daten sorgsam entsprechend den gesetzlichen Regularien (Europäische Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) und erfasst im ersten Schritt, welche Mieter an der Befragung teilnehmen. Diese Daten werden für einen Abgleich mit den von Vonovia für den Versand der Teilnahmeaufforderung an der Befragung genutzten Daten verwendet, so dass Vonovia gezielt eine Erinnerung zur Teilnahme an die Mieter versenden kann, die noch nicht an der Befragung teilgenommen haben. Im nächsten Schritt erfasst AktivBo zu einer internen Kennziffer die Antworten der Mieter zu den einzelnen Fragen, wertet sie aus und erstellt auf dieser Grundlage einen anonymen Report (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Aufgrund der getroffenen Absprachen sind beide Unternehmen für diese Datenverarbeitungsprozesse gemeinsam Verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die wesentlichen Aspekte der zwischen Vonovia und AktivBo getroffenen Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO stellt Ihnen Vonovia auf Anfrage zur Verfügung.

Ausführliche Datenschutzhinweise für die Datenverarbeitung durch AktivBo finden Sie unter https://aktivbo.de/datenschutz-vonovia-stichprobenbefragung oder erhalten Sie auf Nachfrage unter info(at)aktivbo.de. Den Datenschutzbeauftragten von AktivBo erreichen Sie unter volker.wodianka(at)privacy-legal.de.

Zum Zweck der Portfoliosteuerung pseudonymisieren DWI und DWKS, sowie die in Ihrem Mietvertrag genannte Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE die Mietvertragsdaten, um DWSE und Vonovia SE die Portfoliosteuerung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse für die Verarbeitung insoweit ist unser Recht zur Bewertung unseres Eigentums und der Weiterentwicklung unseres Geschäfts. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Bitte sehen Sie hierzu die Datenschutzerklärung der Vonovia Gruppe unter https://www.vonovia.com/datenschutz.

Multisensorgeräte

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Vonovia Kundenservice GmbH, Frohnhauser Str. 42, 45127 Essen

Zweck der Datenverarbeitung

Die Vonovia Kundenservice GmbH erhebt und verarbeitet personenbeziehbare Daten, die von in Rauchwarnmeldern integrierten Sensoren (Multifunktions-Rauchwarnmelder) in Wohneinheiten je mit einem Multifunktions-Rauchwarnmelder ausgestattetem Raum erfasst werden, um die Luftfeuchtigkeit und Temperatur zu messen. Auf Basis dieser Werte signalisiert das Gerät selbst Handlungsbedarf, wie z.B. das Lüften der Wohnung. Diese Werte können – sofern eine Einwilligung vorliegt – in der App des Mieters bereitgestellt werden. Die Daten sollen auch die Analyse der Verbrauchsentwicklungen durch Abgleich mit zurückliegenden Referenzzeiträumen ermöglichen. Zudem erstellt die Vonovia Kundenservice GmbH auf Basis dieser Messdaten aggregierte und anonymisierte Auswertungen. Eine weitere Verwendung dieser Messdaten findet nicht statt.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten werden von der Vonovia Kundenservice GmbH unter Einschaltung von beauftragten und kontrollierten Dienstleistern (Auftragsverarbeitung) verarbeitet (derzeit Techem GmbH, Vonovia Engineering GmbH und Microsoft). Techem setzt seinerseits weitere Auftragsverarbeiter ein. Mit Hilfe dieser Dienstleister erfasst die Vonovia Kundenservice GmbH die Klimadaten über die in den Zimmern Ihrer Wohnung installierten Multifunktions-Rauchwarnmelder. Diese Klimadaten werden dann durch die Vonovia Engineering aufbereitet und dem Mieter über die Mieter App bereitgestellt. Dort erhält der Mieter dann Lüftungsempfehlungen auf Basis der in seiner Wohnung erfassten Klimadaten. Im Anschluss an die planmäßige Speicherdauer der Klimadaten werden diese anonymisiert und in anonymisierter Form an die Vonovia SE übermittelt. Es besteht eine Gemeinsame Verantwortlichkeit der Vonovia Kundenservice GmbH mit der Vonovia SE und der Deutsche Wohnen im Rahmen der Bereitstellung dieses Services. Wir verweisen auf die allgemeinen Datenschutzhinweise der Vonovia SE und Datenschutzhinweise für die Deutsche Wohnen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO auf Basis einer Einwilligung.

Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist. Messdaten werden – wie in der Einwilligung angeführt – nur über einen Zeitraum von drei Jahren personenbeziehbar gespeichert. Sofern Sie am Pilotprojekt teilnehmen, werden die Daten mindestens über die Dauer des Pilotprojekts gespeichert.

Weitere Informationen

Die bislang in Wohneinheiten installierten Rauchwarnmelder ermöglichen keine Übertragung von Daten. Dies wird erst mit der neuen Generation von Rauchwarnmeldern (Multifunktions-Rauchwarnmeldern) ermöglicht, sofern diese Übertragungsfunktion nach erteilter Einwilligung des Mieters aktiviert wird. Ohne Einwilligung bzw. Aktivierung der Übertragungsfunktion verbleiben die Daten in dem neuen Multifunktions-Rauchwarnmelder bzw. werden dort verworfen.

Besuch des Firmengeländes

Zum Zweck der Zutrittskontrolle zum Firmengelände verarbeiten DWI, DWKS, DWM, DWT, DWCF und DWC in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und der Vonovia SE Ihren Namen, Zeit und Grund Ihres Besuchs. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse für die Zutrittskontrolle ist die Wahrung des Hausrechts. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Für allgemeine Angaben zur Dauer der Verarbeitung lesen Sie bitte den Abschnitt „Wie lange verarbeiten wir Ihre Daten?“. Hiervon abweichend werden Daten, die im Rahmen der Zutrittskontrolle verarbeitet werden, nach 14 Tagen anonymisiert. Nach 1,5 Jahren werden die Datensätze komplett gelöscht. Informationen zur Videoüberwachung erhalten Sie in dem entsprechenden Abschnitt. Bei Rückgabe einer Zugangskarte oder eines Schlüssels erfolgt eine automatische Löschung der Daten. Protokolldaten werden spätestens nach einem Jahr gelöscht.

Videoüberwachung der Hauptverwaltung und Service Points

Zum Zweck des Schutzes der Mitarbeitende vor Gewalttaten und Bedrohungen, Sicherung des Grundstücks vor Einbruch und Sachbeschädigung, Wahrung des Hausrechts sowie Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten verarbeiten DWI, DWKS, DWM, DWT, DWCF und DWC in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Bewegtbilder, auf den Personen abgebildet sein können, sowie Ort und Zeit der Aufnahmen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in unserer Verpflichtung zum Schutz unserer Mitarbeitenden, unseres Eigentums und unserer Organisationshoheit, sowie der Möglichkeit, Straftaten aufzudecken und verfolgen zu lassen und mögliche zivilrechtliche Ansprüche durchsetzen zu können. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Eine Auswertung der Aufzeichnungen erfolgt nur im Falle des Verdachts eines Verstoßes gegen das Hausrecht oder dem Verdacht einer Straftat. In diesen Fällen kann eine Übermittlung der relevanten Daten an Strafverfolgungsbehörden, Gerichte und Rechtsanwälte erfolgen. Aufzeichnungen von Videoüberwachungsanlagen werden regelmäßig spätestens nach 72 Stunden gelöscht. Bei Verdacht einer Straftat werden relevante Daten bis zum Abschluss der straf- und zivilrechtlichen Verfahren gespeichert.

Dienstleister und Geschäftspartner

Zum Zweck der Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung einschließlich der Beschaffung zur Bewirtschaftung von Immobilien, Beteiligungssteuerung, Bestellungen, Bezahlungen sowie Kommunikation und Abstimmung mit Dienstleistern und Geschäftspartnern, der Dokumentation von Abläufen und der Unternehmensverwaltung verarbeiten DWI, DWKS, DWM, DWT, DWCF, DWC, Facilita, je nachdem welche vorstehende Gesellschaft die Kommunikation führt, in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE, der jeweiligen Asset Gesellschaft und der Vonovia SE Namen, Kontaktdaten und den Inhalt der Kommunikation von Geschäftspartnern und Dienstleistern. Im Fall der Nutzung unserer Konferenzsysteme können zusätzlich Audio- und Videoaufnahmen sowie Account- und Logdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind bei Verträgen, Vertragsanbahnungen oder sonstigen Schuldverhältnissen mit natürlichen Personen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, bei Verträgen, Vertragsanbahnungen oder sonstigen Schuldverhältnissen mit juristischen Personen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der Kommunikation mit den relevanten Ansprechpartnern im Unternehmen. Weitere Rechtsgrundlage ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften. Bei der Prüfung, Durchsetzung oder Abweisung von Ansprüchen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der Durchsetzung von Ansprüchen oder Verteidigung gegen Ansprüche. Bei der Durchführung von Audio- oder Videokonferenzen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit ist die Nutzung der Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation. Bei der Pflege der Geschäftsbeziehung (z.B. durch Versand von Grußkarten zu Feiertagen, Jubiläen, etc.) ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der Festigung und Vertiefung der geschäftlichen Kontakte. Sie können einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen, indem Sie Ihren Widerspruch an die eingangs oder am Ende genannten Kontaktmöglichkeiten richten. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Bei der Durchführung von Audio- oder Videokonferenzen nutzen wir externe Dienstleister, die Server in den USA, England und Australien betreiben. Eine Aufzeichnung von Konferenzen erfolgt nicht. Ergänzend gelten die Datenschutzinformation für (künftige) Geschäftspartner/ Nachunternehmer der Vonovia Gruppe, zu finden unter https://www.vonovia.com/datenschutz.

Pressemitteilungen, Berichte über unsere Veranstaltungen und Photographien

Zum Zweck der Pressearbeit und der direkten Kommunikation mit Journalisten und Pressevertretern verarbeitet DWSE in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE Namen, Kontaktdaten, Informationen über Ihre berufliche Betätigung sowie den Inhalt der Kommunikation. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse für die Verarbeitung insoweit ist die Information der Öffentlichkeit und Kommunikation mit der Presse, sowie die Pflege eines Presseverteilers. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Wir erhalten regelmäßig Presseanfragen. Gegenstand dieser Anfragen können in Einzelfällen auch personenbezogene Daten (z.B. Name eines Mieters) sein. Hierbei und im Rahmen von Presseberichten verarbeiten wir diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, Stellung zu nehmen und gegebenenfalls eine Falschdarstellung zu korrigieren, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO.

Zum Zweck der Einladung und zur Durchführung von Veranstaltungen, zur Dokumentation der Veranstaltung durch Bild- und Tonaufzeichnungen sowie der Nutzung der entstandenen Aufzeichnungen für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet das auf der Einladung verzeichnete Unternehmen in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und der Vonovia SE Namen, Kontaktdaten, Informationen und Kommunikation im Zusammenhang mit Ihrem Veranstaltungsbesuch, sowie Bild- und Tonaufnahmen.

Sofern es sich um Fotos / Videos handelt, die nicht gezielt einzelne Veranstaltungsbesucher abbilden (etwa Portraits), sondern um Aufnahmen von der Veranstaltung, bei denen Personen lediglich in der Masse bzw. als Beiwerk abgebildet sein können, verarbeiten wir diese personenbezogene Daten, aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Veranstaltungen zu dokumentieren und über sie zu informieren, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Fotos, auf denen einzelne Personen abgebildet sind (etwa Portraits), Videosequenzen (etwa Videoaufnahmen mit Interviews einzelner Personen) verarbeiten wir mit Einwilligung des Betroffenen i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Fotos / Videosequenzen von Personen der Zeitgeschichte verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Öffentlichkeit über die Veranstaltung und deren Inhalte zu informieren, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind, sowie im Falle veröffentlichten Bildmaterials im Internet die Allgemeinheit. Die gefertigten Bild- und Tonaufnahmen können zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an Journalisten, Medienunternehmen, Presse- und Fotoagenturen sowie Plattformen auch in das Ausland übermittelt und durch uns in gedruckter oder digitaler Form veröffentlicht werden.

Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit Journalisten und Pressevertretern anfallen, werden in der Regel dauerhaft gespeichert; Kontaktdaten werden auf Wunsch oder nach uns bekannt gewordener Beendigung der Tätigkeit für die Presse gelöscht. Bei der Durchführung elektronischer Kommunikation verarbeiten wir die Daten wie im Abschnitt „Dienstleister und Geschäftspartner“ beschrieben.

Wohnungseigentümergemeinschaften

Zum Zweck der Buchung und Zahlung von Wohngeldern auf der Grundlage von WEG-Abrechnungen sowie zum Versand und der Durchführung von Eigentümerversammlungen verarbeitet die Eigentümergesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Namen, Kontodaten und Adressdaten von Eigentümern und Dienstleistern. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO, insbesondere die Erfüllung handels- und steuerrechtlichen Pflichten. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Darlehen

Zum Zweck der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen gegenüber Darlehensgebern verarbeitet die in Ihrem Miet- oder Kaufvertrag genannte Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE von Mietern die Adressen und Vertragskonditionen sowie von Käufern oder Verkäufern die Namen, Adressen, sowie Informationen aus dem Kaufvertrag. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Hiervon abweichend werden Daten, die im Rahmen von Darlehensverträge nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zwecks statistischer Auswertung anonymisiert.

Erbbaurechtsverhältnisse

Zum Zweck der Verwaltung von Erbbaurechtsverträgen einschließlich der Festlegung, Prüfung und Steuerung der Zahlungen des Erbbauzinses verarbeitet die in Ihrem Erbbaurechtsvertrag genannte Gesellschaft in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Namen und Adressen, Informationen zu den Erbbauzinszahlungen sowie Bankverbindungsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Baugrundstückssicherung Friedrichshagener Straße

Zum Zweck der Durchsetzung des Zutrittsverbots für das Baugrundstück Friedrichshagener Straße in Berlin sowie zur Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten verarbeiten DWI und DWKS, sowie die Long Islands Investments S. A. in gemeinsamer Verantwortlichkeit Bewegtbilder, auf den Personen abgebildet sein können, sowie Ort und Zeit der Aufnahmen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in unserer Verpflichtung zum Schutz des Grundstücks vor unbefugtem Zutritt zwecks Verhütung von Unfällen und zum Schutz unseres Eigentums, sowie der Möglichkeit, Straftaten aufzudecken und verfolgen zu lassen und mögliche zivilrechtliche Ansprüche durchsetzen zu können. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Eine Auswertung der Aufzeichnungen erfolgt nur im Falle des Verdachts eines Verstoßes gegen das Zutrittsverbot oder dem Verdacht einer Straftat. In diesen Fällen kann eine Übermittlung der relevanten Daten an Strafverfolgungsbehörden, Gerichte und Rechtsanwälte erfolgen. Aufzeichnungen von Videoüberwachungsanlagen werden regelmäßig spätestens nach 72 Stunden gelöscht. Bei Verdacht einer Straftat werden relevante Daten bis zum Abschluss der straf- und zivilrechtlichen Verfahren gespeichert.

Baufortschrittsdokumentation

Zum Zweck der automatischen Bilddokumentation des Baufortschritts auf Baustellen und der Veröffentlichung verarbeitet DWSE in gemeinsamer Verantwortung mit der Vonovia SE Aufnahmen von Baustellen aus großer Höhe, die gegebenenfalls auch mit Hilfe einer Drohne aufgenommen werden. Dabei werden die Kameras so eingerichtet, dass natürliche Personen grundsätzlich nicht identifizierbar sind. Zugriff zu den Aufnahmen haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Die Aufnahmen können zu Zeitrafferfilmen zusammengefasst und den eingangs genannten verbundenen Unternehmen, projektbeteiligten Gesellschaften oder Medienvertretern zugänglich gemacht werden. Die Aufzeichnungen werden in der Regel nicht automatisch gelöscht, sondern dauerhaft gespeichert. Wenn Sie eine Baustelle mit Baustellendokumentation besuchen, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Sie von der Kamera erfasst werden, falls diese gerade ein Einzelbild aufnimmt.

Beteiligungssteuerung

Zum Zweck der Kommunikation und Abstimmung der Prozesse rund um die Beteiligungsgesellschaften sowie Dokumentation von notariellen und gesetzlich vorgeschriebenen Abläufen verarbeitet DWT in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Namen, Kontaktdaten, Angaben zur Verantwortlichkeit und Identifikationsdaten von Ansprechpartner bei Dienstleistern und Geschäftspartnern. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO. Wir erfüllen insbesondere steuer-, handels- und aktienrechtliche Pflichten. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Investoren

Zum Zweck der Verwaltung der Kontaktpflege mit Investoren verarbeitet DWSE und Vonovia SE in gemeinsamer Verantwortung Namen, Kontaktdaten, Investitionsfokus und Kontakthistorie mit DWSE von potenziellen Investoren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO. Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für zukünftige Verarbeitungen durch Mitteilung an die am Ende genannten Kontaktmöglichkeiten widerrufen. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Hauptversammlungen

Zum Zweck der Information und Kommunikation zu investitionsrelevanten Themen sowie der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung verarbeiten die GSW Immobilien AG, sowie die GEHAG Vierte Beteiligung SE in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE von Aktionären deren Namen, Kontaktdaten, Art und Anzahl der Aktien, Abstimmungsverhalten, Weisungen sowie Name der involvierten Bank. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung betreffend die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie Ermöglichung der Ausübung von Aktionärsrechten sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes und des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“), sowie hinsichtlich der Ermöglichung der Ausübung von Aktionärsrechten sowie der Kommunikation mit den Aktionären Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung der Hauptversammlung. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Darüber hinaus ist gemäß §129 Aktiengesetz das Teilnehmerverzeichnis den Aktionären und Aktionärsvertreters zur Verfügung zu stellen. Soweit Daten im Rahmen von Hauptversammlungsbeschlüssen verarbeitet werden, werden diese für die Dauer der Aufbewahrung der Beschlüsse zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder im berechtigten Interesse des Unternehmens gespeichert. Ansonsten werden Daten zur Kommunikation mit Investoren 10 Kalenderjahre nach Beendigung der Gesellschafter- oder Aktionärsstellung gelöscht. Die Verarbeitung der Kontaktdaten für Pflichtinformationen und zur Durchführung der Hauptversammlung ist gesetzlich verpflichtend. Ohne Angaben von Kontaktdaten sind Kommunikation, Information und Teilnahme an der Hauptversammlung nicht möglich.

Vergütungen Aufsichtsrat

Zum Zweck der Abgabe steuerlicher Erklärungen betreffend Aufsichtsratsvergütungen verarbeiten GSW Immobilien AG, GEHAG Vierte Beteiligung SE in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Namen, Kontaktdaten und Geburtsdaten von Aufsichtsratsmitgliedern sowie deren Steuernummern, die Höhe der Vergütungen und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Aktientausch (Bilanzierung und Stimmrechtsverwaltung)

Zum Zweck der Bilanzierung, der Stimmrechtsverwaltung einschließlich des Sammelns der Daten des Aktientauschs und Verwaltung der Valutierungsurkunden verarbeitet die GSW Immobilien AG in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE nach Mitteilung der Deutschen Bank Informationen über die Einreichung von GSW Aktien zum Umtausch, sowie Stammdaten von Aktionären und Transaktionsvolumen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit § 201 Aktiengesetz im Hinblick auf Stimmrechtsmeldungen und Anmeldungen zum Handelsregister, sowie im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der Validierungsmöglichkeit der Transaktionsdaten. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind.

Insiderverzeichnisse

Zum Zweck der Führung von Insiderverzeichnissen verarbeitet GSW Immobilien AG in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Stammdaten und Kontaktdaten von Führungskräften, Mitarbeitenden, Dienstleistern, (zukünftigen) Vertragspartnern oder sonstigen Firmen, sowie Angaben über deren Funktion im Unternehmen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO, insbesondere in Verbindung Art. 18 MMVO und § 39 WpHG. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Daten, die im Rahmen von Insiderverzeichnissen verarbeitet werden, werden für fünf Jahre verarbeitet und danach gelöscht.

Wertpapiergeschäfte von Führungskräften

Zum Zweck der Erfassung und Veröffentlichung von Wertpapiergeschäften von Führungskräften und eng verbundenen Personen verarbeitet GSW Immobilien AG in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Stammdaten und Transaktionsvolumen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO, insbesondere in Verbindung Art. 19 MMVO und § 39 WpHG. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Daten, die im Rahmen von Insiderverzeichnissen verarbeitet werden, werden für fünf Jahre verarbeitet und danach gelöscht.

Gesellschafterdaten

Zum Zweck der Korrespondenz mit Gesellschaftern verarbeitet GSW Immobilien AG in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und Vonovia SE Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten und Angaben zu Fondsanteilen von Gesellschaftern von GSW-Fonds. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Die Löschfristen für Daten, die im Rahmen der Verwaltung der GSW-Fonds verarbeitet werden, fangen erst an zu laufen, wenn der Fonds nicht mehr besteht.

Wenn Sie bei einem Unternehmen der Deutsche Wohnen Gruppe angestellt sind, gilt, dass zum Zweck der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, der Personalverwaltung einschließlich der Lohn-, Gehalts- und Versorgungsbezügeabrechnung (hier auch für die BauBeCon Wohnwert GmbH), der Zeiterfassung, Führung von insolvenzgesicherten Wertguthabenkonten, Zeugniserstellung, Reisekostenabrechnung, Controlling, Durchführung von Bildungsmaßnahmen und des betrieblichen Gesundheitsmanagements, Leasingangeboten, Leistungs- und Potentialbewertungen, Umfragen und Feedback, Nachfolgeplanung, Organisation der Betriebsabläufe, einschließlich Zutritts- und Führerscheinkontrollen, Dokumentation von Betriebsunfällen sowie der Abwicklung der internen und externen Kommunikation verarbeitet die Anstellungsgesellschaft der (ehemaligen) Mitarbeitenden in gemeinsamer Verantwortlichkeit mit DWSE und der Vonovia SE die für den jeweiligen Aufgabenbereich erforderlichen Daten, nämlich Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, dienstliche Kontaktdaten, ggf. Fotografien, Bankverbindung, steuerrelevante Daten, Vertragsdaten einschließlich Angaben zum Gehalt, der Wochenarbeitszeit, Eintritts- und Austrittsdatum, Probezeit, ggf. Informationen zu Schwerbeschädigung oder Gleichstellung, Sozialversicherungsdaten, Urlaubsdaten und Krankmeldungen, Angaben zur Reisekosten- oder Auslagenerstattung, Informationen zu Versicherungsverhältnissen einschließlich Informationen zur Altersvorsorge, Angaben zur Organisationseinheit, Führerscheindaten, Informationen über Betriebsunfälle, Informationen zur Bildungshistorie und Teilnahme an Schulungen, Leistungs- und Potentialbewertungen, sowie Daten, die bei der Nutzung der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme anfallen, verarbeitet werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG, sowie Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG im Hinblick auf Gesundheits- und Gleichstellungsdaten, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DS-GVO insofern wir einer rechtlichen Verpflichtung zur Verarbeitung unterliegen. Solche Verpflichtungen resultieren insbesondere aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Aufgrund dessen verarbeiten wir auch Nachweise zum Familienstand, die Informationen zu Angehörigen enthalten. Im Hinblick auf die Führerscheinkontrolle sowie die Zutrittskontrolle ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in der Möglichkeit des Nachweises zur Fahrberechtigung von Dienstfahrzeugen bzw. der Wahrung des Hausrechts und Sicherheit der Datenverarbeitung. Bezüglich der Datenverarbeitung im Rahmen des Führens von Insiderverzeichnisses sowie zu Wertpapiergeschäften von Führungskräften lesen Sie bitte hierzu im jeweiligen Abschnitt. Die Datenverarbeitung bei der Nutzung von Konferenzsystemen ist im Abschnitt Dienstleister und Geschäftspartner beschrieben. Sofern an Miet- oder Verwaltungsgebäuden eine Videoüberwachung stattfindet, finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung insoweit im Abschnitt Videoüberwachung der Hauptverwaltung und Service Points. Zugriff zu den Daten haben Mitarbeitende, die in der jeweiligen Verarbeitung tätig sind. Daten, die im Rahmen der Führerscheinkontrolle verarbeitet werden, werden binnen eines Jahres nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht. Daten aus Jahresgesprächen werden 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht. Daten aus internen Verzeichnissen werden binnen eines Kalendermonats nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht. Protokolldaten der Zutrittskontrolle werden jährlich gelöscht. Daten aus Onboarding-Umfragen werden nach drei Monaten anonymisiert.

Wir nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelentscheidungen.

Wenn Sie sich bei uns lediglich für Immobilienobjekte beworben haben, werden Ihre Daten nach Ablehnung Ihres Gesuchs durch Sie oder durch uns für 6 Monate gespeichert, es sei denn, Sie interessieren sich weiterhin für unsere Immobilienangebote.

Im Übrigen speichern wir Ihre personenbezogenen Daten solange und soweit, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Sofern und soweit Ihre personenbezogenen Daten für die Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange Sie Ansprüche gegen uns oder wir gegen Sie geltend machen können (gesetzliche Verjährungsfrist i. d. R. von drei Jahren, beginnend mit Ende des Jahres der Anspruchsentstehung, z.B. §§ 195, 199 Bürgerliches Gesetzbuch).

Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten solange und soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetz, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz (z.B. § 257 HGB; § 147 AO). Die Aufbewahrungspflichten betragen hiernach zehn Jahre.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Externe in Form von Auftragsverarbeitung sowie an Dritte zur eigenen Weiterverarbeitung; ferner im Rahmen eines konzerninternen, arbeitsteiligen Prozesses zur Vorbereitung, Durchführung und gegebenenfalls Abwicklung Ihres Mietvertrags oder Kaufvertrags und gegebenenfalls zur Abwicklung und Durchführung von Energieverträgen (etwa Strom oder Gas sowie von Verträgen zu Fernsehen, Telefonie und Internet) innerhalb der Vonovia Immobiliengruppe. Die Übermittlung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, interne Verwaltungstätigkeiten effizient und arbeitsteilig durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Im Rahmen des Immobilienvermittlungs- und Vermietungsprozesses bedienen wir uns externer IT-Dienstleister, die uns u.a. Plattformen, Datenbanken oder Tools für unsere Services (z. B. unsere Webseite), verschiedene Kontaktmöglichkeiten oder Marketingmaßnahmen bereitstellen und dabei personenbezogene Daten für uns in unserem Auftrag verarbeiten.

Für die Durchführung von Kundenbefragungen bedienen wir uns externer Dienstleister (Agenturen), die Ihre personenbezogenen Daten für uns in unserem Auftrag verarbeiten.

Für das Ablesen von Zählerständen (Heizung, Wasser etc.) und gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen (bspw. Trinkwasser, Rauchmelder) setzen wir externe Dienstleister ein. An diese Dienstleister übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten. Der Termin kommt in der Regel durch einen Aushang im Gebäude oder die Ankündigung über eine Benachrichtigungskarte im Briefkasten zustande.

Die von uns beauftragten externen Dienstleister wurden sorgfältig von uns ausgewählt und schriftlich beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden von uns regelmäßig kontrolliert. Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und auf die externe Dienstleister Zugriff haben, sind passwortgeschützt und nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich, welcher die Daten zur Bearbeitung der von Ihnen autorisierten Zwecke benötigt. In diesem Zusammenhang stellen wir bei allen Übermittlungen an und Datenverarbeitungen durch externe Dienstleister im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher, dass die Daten in dem hier vereinbarten Sinne verarbeitet, genutzt und gegebenenfalls übermittelt werden.

Für die Durchführung von Besichtigungsterminen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen an externe Makler. Die Übermittlung dient der Durchführung ihres Besichtigungstermins und erfolgt zur Vertragsanbahnung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Mit Ihrer Unterzeichnung des Reservierungsprotokolls übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Bonitätsdienstleister und Adressermittlungsunternehmen (Ziffer 2.8.). Wir übermitteln Ihre Daten zum Zweck der Bonitätsprüfung, dem Bezug von Informationen zur Beurteilung des Zahlungsausfallrisikos auf Basis mathematisch-statistischer Verfahren unter Verwendung von Anschriftendaten, an die infoscore Consumer Data GmbH, Rheinstr. 99, 76532 Baden-Baden, Creditrefom e.V., ¬Adressermittlungsunternehmen oder vergleichbare Dienstleister. Rechtsgrundlagen dieser Übermittlungen sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO. Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link:

https://finance.arvato.com/icdinfoblatt

Wenn Sie uns für den Einzug Ihrer Miete einschließlich der mietvertraglichen Nebenkosten ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Banken, um den Mietzins einschließlich der mietvertraglichen Nebenkosten einzuziehen. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt zur Durchführung Ihres Mietvertrags mit uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Bei Reparaturmaßnahmen und in Schadensfällen beauftragen wir gegebenenfalls externe Dienstleister (etwa Handwerker), um die Reparaturen durchzuführen und Schäden zu beheben. Dabei übermitteln wir unter Umständen ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Mietvertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, aufgrund unserer rechtlichen Verpflichtung, das Mietobjekt instand zu halten (§ 535 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch), auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Immobilienobjekte regelmäßig zu sanieren und zu modernisieren sowie Schadensfälle über unsere Versicherungen abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Die von einer WEG bestellte Hausverwaltung (sog. Fremdverwalter) erhält ebenfalls personenbezogene Daten von Mietern. Die Übermittlung der Daten erfolgt, um eine individuelle Mieter-Heizkostenabrechnung zu erstellen sowie eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen, die der Vermeidung fehlerhafter Abrechnungen dient. Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f.) DSGVO.

Im Rahmen von Baukostenzuschüssen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Pflegekassen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Abtretungserklärung, mit der Sie uns dazu berechtigten, den Zuschuss bei der Pflegekasse zu beantragen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO übermittelt.

Wenn Sie einen Wohnberechtigungsschein beantragen, werden wir vom Wohnungsamt der jeweils zuständigen Stadt aufgefordert, ein entsprechendes Formular auszufüllen. Das ausgefüllte Formular schicken wir an das zuständige Wohnungsamt zurück, so dass Ihnen der Wohnberechtigungsschein ausgestellt werden kann. Dabei übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unter Umständen fragen uns Behörden, Versorger und Netzbetreiber an, ob Sie nach wie vor Mieter bei uns sind. Dabei übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten (Name, Vorname und Verzugsadresse) bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen an den Anfragenden aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Anfragen zu beantworten; auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Einige unserer Objekte stehen zum Verkauf. Sofern diese vermietet sind, übermitteln wir nach Abschluss des Kaufvertrags die Mieterakte zum jeweiligen Objekt mit den Mieterdaten und eine Aufstellung über das Guthaben des Kautionskontos an den Käufer des Objekts. Im Rahmen von Objektverkäufen werden unter Umständen Ihre personenbezogenen Daten auch an Makler und Notare sowie Banken übermittelt. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren rechtlichen Pflichten bei Verkauf unserer Objekte gegenüber dem Käufer nachzukommen, aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Mietobjekte zu verkaufen und alle im Zusammenhang mit dem Verkauf erforderlichen Maßnahmen durchzuführen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Sofern Sie Ihren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen (etwa Mietzinsrückstände trotz Mahnung oder unsachgemäßer Gebrauch der Mietsache) und im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit Ihnen, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls an Auskunfteien, externe Rechtsanwälte und unter Umständen an Sozialmanager (z.B. zur Amtsbegleitung), um den Mietvertrag mit Ihnen durchzuführen und gegebenenfalls abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere rechtlichen Interessen wahrzunehmen, durchzusetzen und / oder zu verteidigen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Wenn Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen, leiten wir ein Inkassoverfahren ein. Für die Durchführung des Inkassoverfahrens übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Inkassodienstleister. Dabei verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um den Vertrag mit Ihnen durchzuführen und abzuwickeln, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Rechtsansprüche durchzusetzen, einschließlich Inkasso, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Bei Verkauf offener Forderungen, übermitteln wir personenbezogene Daten an Factoring-Unternehmen zum Zweck der Vertragserfüllung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.

Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion beauftragen wir externe Rechtsanwälte eine Risikoprüfung (Due-Dilligence) durchzuführen. Dabei übermitteln wir auch personenbezogene Daten. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, das zu verkaufende Unternehmen für den Verkauf mithilfe einer Risikoeinschätzung prüfen zu lassen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Im Rahmen von Sonderprüfungen im Hinblick auf den Verdacht strafbaren Verhalten durch Mitarbeiter bei Revisionsprüfungen und zum Nachweis der Einhaltung von vertraglichen Verpflichtungen bedienen wir uns unterstützender Dienstleister (etwa Wirtschaftsprüfungsgesellschaften). Für die Durchführung der Revisionsprüfung und der Nachweiserbringung übermitteln wir, sofern im Einzelfall erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten an die beteiligten Dienstleister.

Soweit wir damit unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Werden berechtigte Interessen verfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Berechtigte Interessen sind unter anderem:

• Durchführung durch Verträge oder vom Aufsichtsrat vorgegebener Prüfungen, 
• Überprüfung der Abläufe und der Effizienz in der Unternehmensgruppe, 
• Wahrung, Durchsetzung und / oder Verteidigung unserer rechtlichen Interessen, 
• Verhinderung von Betrugs- und Missbrauchsfällen im Unternehmen, 
• Nachweis der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, Ihnen auf unseren Webseiten Informationen zu unseren Produkten und Services bereitzustellen und die IT-Sicherheit Ihnen gegenüber bei Besuch unserer Webseiten zu gewährleisten, Analysen durchzuführen und auf Basis dieser Analysen unseren Internetauftritt sowie unsere Produkte und Services zu verbessern, an der Betrugsprävention, Sie über unsere Immobilienangebote und Services zu informieren und Ihnen hierzu spezielle Funktionen (etwa Abruf von Favoriten beim nächsten Login) bereitzustellen, einen Zahlungsausfall Ihrerseits zu vermeiden, Ihre Wohnung, Ihr Klingelschild, Ihren Briefkasten oder Ihren Kellerraum Ihnen zuzuordnen, unsere Immobilienobjekte instand zu halten und zu modernisieren sowie Schadensfälle über unsere Versicherungen abzuwickeln, rechtliche Ansprüche geltend zu machen und / oder durchzusetzen, unseren Mietern Modernisierungen auf Wunsch anbieten zu können, effizient Rechnungen und Zahlungen zu bearbeiten, für unsere Produkte und Services zu werben, unsere Produkte und Services entsprechend Ihren Bedürfnissen und Wünschen zu verbessern, Ihre Anfrage zu beantworten, Ihre Kommentare / Fragen / Anregungen zu beantworten, der Verhinderung von Betrugs- und Missbrauchsfällen im Unternehmen, die IT- und Netzwerksicherheit innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten, das zu verkaufende Unternehmen für den Verkauf mithilfe einer Risikoeinschätzung prüfen zu lassen, bei Presseanfragen Stellung zu nehmen und gegebenenfalls eine Falschdarstellung zu korrigieren, unsere Mietobjekte zu verkaufen und alle im Zusammenhang mit dem Verkauf erforderlichen Maßnahmen durchzuführen sowie interne Verwaltungstätigkeiten effizient und arbeitsteilig durchzuführen.

Bei Fragen dazu wenden Sie sich an

Vonovia Kundenservice GmbH
Postfach, 44784 Bochum,

Telefon: +49 234 4147000-00
Kontaktformular: kontakt.deutsche-wohnen.com

Sie können sich auch postalisch an die jeweils verantwortliche Gesellschaft der Deutsche Wohnen Gruppe wenden, oder per E-Mail an datenschutz(at)deuwo.com.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage dieser berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Unbeschadet dessen, können Sie bei Direktwerbung (etwa Newsletter) jederzeit ohne Angabe von Gründen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.

Bitte richten Sie Ihre Anfrage an

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Wenn Sie der Datenverarbeitung widersprechen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Erklären Sie bitte Ihren Widerruf schriftlich, telefonisch oder mittels des Kontaktformulars unter kontakt.deutsche-wohnen.com.

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Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit von uns nach Maßgabe der DSGVO verlangen, dass wir

• Ihnen Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, erteilen (Art. 15 DSGVO),
• personenbezogene Daten, die Sie betreffen und unrichtig sind, berichtigen (Art. 16 DSGVO) und / oder
• Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen (Art. 17 DSGVO), sperren (Art. 18 DSGVO) und / oder herausgeben (Art. 20 DSGVO).

Richten Sie bitte Ihre entsprechende Anfrage an

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Sie können sich auch postalisch an die jeweils verantwortliche Gesellschaft der Deutsche Wohnen Gruppe wenden, oder per E-Mail an datenschutz(at)deuwo.com.

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unbeschadet der o.g. Rechte können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Darüber hinaus können Sie in Ihrem Profil in der App unter „Profil“ und unter „Verträge - Mein Mietvertrag“ Ihre Daten einsehen, berichtigen, ändern und/oder löschen. Sie können jederzeit und unbeschadet Ihrer Rechte nach Ziffer 7. Ihr Kundenprofil in der App schließen.

Es gelten die Datenschutzinformationen in ihrer zum Zeitpunkt gültigen Fassung. Wir behalten uns vor diese Datenschutzinformation zu ergänzen und zu ändern. Die Änderungen und/oder Ergänzungen können Teile der Datenschutzinformation oder diese in Gänze umfassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation finden Sie jederzeit unter https://www.deutsche-wohnen.com/footer/datenschutz.